A - Seuls les frais effectifs payés pour le compte du locataire peuvent être mis à sa charge

Ne peuvent être mis à charge du locataire que les montants que le bailleur justifie avoir lui-même déboursé pour le compte du locataire.On est donc ici en présence d’une double condition :- les frais doivent être effectués pour le compte du locataire, c’est-à-dire il doit s’agir de frais pouvant être mis à charge du locataire- le bailleur doit justifier leur paiement, donc être en mesure de prouver qu’il a effectivement payé ces dépenses. Normalement ceci se fait sur base de quittances et factures.La loi prévoit que "le bailleur ne peut mettre à charge du locataire que les montants qu’il justifie avoir déboursés lui-même pour le compte du locataire".Il s’agit en l’occurrence tout d’abord exclusivement de frais qui profitent au locataire. Si un bailleur a donné en location plusieurs locaux dans une résidence et réclame aux divers locataires le remboursement de frais déboursés pour une installation à l’intention de tous, chaque locataire est en droit de prouver que la dépense en question ne lui a été d’aucune utilité et de refuser le remboursement. Il en est ainsi p.ex. d’un locataire qui n’a pas pu profiter d’un système de climatisation installé par le bailleur pour une pluralité de locataires mais qui n’a pas fonctionné dans les locaux loués par lui.Ces frais doivent par ailleurs avoir été payés effectivement par le bailleur. Il s’agit du montant réellement déboursé, et non p.ex. du montant total d’une facture qui n’aurait pas été entièrement payée par le bailleur, p.ex. parce qu’il a ultérieurement bénéficié d’une réduction sur le prix.En outre le bailleur doit "justifier" le paiement. Selon l’exposé des motifs du projet de loi, il ne suffit pas que le bailleur présente au locataire un décompte général, mais il doit prouver le paiement des frais sur base de reçus, extraits bancaires, factures ou autres documents. Il est vrai qu’en pratique tel n’est pas toujours le cas. Mais le propriétaire est bien avisé de garder ces pièces car au cas où le locataire les lui demande, il doit pouvoir les produire sinon il risque de ne pas pouvoir se faire rembourser ces charges.Il y a lieu de noter que si le local faisant l’objet du bail est situé dans une copropriété, la loi prévoit désormais une présomption que les positions du décompte du syndic à charge du locataire, approuvé par l’assemblée générale des copropriétaires, sont justifiées, le locataire étant toutefois admis à fournir la preuve contraire.Enfin, si un règlement de copropriété prévoit une répartition des frais locatifs, celle-ci s’impose au locataire même si le contrat de bail n’y fait pas référence. En effet, d’après la loi de 1975 sur la copropriété précise expressément que le règlement de copropriété "oblige les différents propriétaires et tous leurs ayants cause, y compris les locataires … ".B - Enumération limitative des frais qui sont à charge du locataireLe bailleur ne peut pas demander le remboursement de tous les frais en relation avec l’appartement, mais uniquement ceux qui sont imputables au locataire en raison de l’usage qu’il fait de l’objet loué. Il faut distinguer entre les frais présentant un caractère de jouissance du logement (à charge du locataire) et ceux ayant un caractère conservatoire (à charge du bailleur).Les dispositions de la loi relatives aux charges sont d’ordre public. Cela veut dire que le bailleur et le locataire ne peuvent pas prévoir dans le contrat que d’autres frais sont à charge du locataire. Bien sûr, si ce dernier est d’accord, il peut payer ces charges. Mais en cas de litige, cette clause du contrat de bail sera déclarée nulle par le juge.D’après la loi du 21 septembre 2006, les frais de jouissance à charge du locataire sont exclusivement les frais exposés pour :1. La consommation d’énergieIl s’agit en l’occurrence notamment des frais d’électricité, de chauffage ainsi que d’eau chaude et froide. Il y a lieu de noter que souvent ces frais sont directement payés par le locataire au prestataire d’énergie.2. L’entretien courant du logement et des parties communesIl s’agit d’un entretien au profit du locataire, tel que déblayage de la neige, nettoyage par une femme de ménage des parties communes, entretien du jardin et de la cour, ramonage de la cheminée, entretien des équipements communs comme p.ex. l’ascenseur, etc.Il y a lieu de noter que les frais de gérance technique dans une copropriété peuvent être mis à charge du locataire. Par contre, les frais de gérance administrative doivent être supportés par le bailleur.3. Les menues réparationsCes réparations concernent des remplacements ou réparations non nécessités par la vétusté ou par un cas de force majeure, mais résultant d’une utilisation fautive par le locataire.4. Les taxes liées à l’usage du logementLes taxes communales (canalisation, ordures) sont liées à l’usage du logement et donc à charge du locataire.C - Frais restant à charge du bailleurPar contre, sont à assumer par le bailleur tous les frais conservatoires, et notamment :- les frais en relation avec les assemblées générales de la copropriété,- la location et les frais de lecture des compteurs de calorimètres,- le passeport énergétique,- l’impôt foncier, qui se rattache à la propriété et doit donc être supporté par le bailleur,- les grosses réparations (toit, chauffage, gouttières, tuyauteries des installations sanitaires etc.),- les réparations – même celles en principe locatives - qui ne sont dues qu’à la vétusté ou à la force majeure,- l’assurance-incendie et l’assurance responsabilité civile du chef de l’immeuble,- les frais de gérance administrative.D - Charges communes à plusieurs logementsLa loi du 21 septembre 2006 prévoit que les charges communes à plusieurs logements sont réparties annuellement "selon un mode de répartition à convenir entre les parties en cause".Il n’y a donc pas de principe légal pour cette répartition. En fait, l’un de nos lecteurs a posé la question s’il est d’usage, au Luxembourg, de facturer les charges communes, dans les immeubles à appartements, uniquement sur base de la surface des appartements de façon que chaque locataire paie les frais de toute nature (p.ex. ascenseur, déneigement du trottoir etc.) proportionnellement à la surface de l’appartement loué, ou s’il existe d’autres usages.Il y a lieu de distinguer ici si l’appartement loué fait partie d’une copropriété ou non.Au cas où l’appartement n’est pas situé dans un immeuble en copropriété, mais p.ex. dans une maison multifamiliale où tous les appartements appartiennent à un seul et même propriétaire, il n’y a pas de règle fixe, et le bailleur devra convenir le mode de répartition avec ses locataires. Une répartition proportionnelle aux mètres carrés loués semble la plus juste, mais une répartition par unité est courante aussi, En fait, le plus souvent ces conditions sont fixées par le propriétaire avant que les locataires ne signent leur contrat de bail, de façon que le locataire sait d’avance quelle est la répartition prévue, et il lui appartient d’accepter ces conditions ou de renoncer à louer l’appartement en question. Evidemment cette répartition pourra être ultérieurement modifiée d’un commun accord de toutes les parties.Si, par contre, l’appartement est situé dans une copropriété, la répartition des charges communes entre l’ensemble des copropriétaires prévue par la législation en matière de copropriété des immeubles bâtis, respectivement le règlement de copropriété de l’immeuble en question sera indirectement applicable aux locataires des appartements situés dans cette copropriété.En effet, nous avons vu que la bailleur ne peut exiger du locataire que les frais qu’il a "effectivement" déboursés pour lui. Dès lors, si dans une copropriété certaines charges communes – comme p.ex. les frais d’entretien de l’ascenseur – doivent être supportées par les copropriétaires non en fonction des millièmes dont ils sont propriétaires, mais en fonction de leur utilité pour chaque lot, alors le bailleur ne pourra réclamer au locataire que les frais effectivement lui mis en compte par la copropriété pour l’appartement en question, et non des frais basés sur la surface de l’objet loué.E - Les acomptes sur chargesD’après la loi sur le bail à usage d’habitation, le bailleur peut exiger le versement d’acomptes sur les frais incombant au locataire. Ces acomptes sont communément connus sous l’appellation d’avances sur charges.Le bailleur peut "exiger" leur versement: c’est donc un droit du bailleur auquel le locataire ne peut pas s’opposer, même si le paiement de telles avances n’est pas prévu dans le contrat de bail.Par contre, la loi stipule que ces acomptes doivent être "appropriés", c’est-à-dire les acomptes demandés doivent être dans une relation raisonnable avec les frais effectivement à supporter par le locataire.La loi prévoit d’ailleurs expressément que ces acomptes peuvent être adaptés aux frais réellement exposés pour compte du locataire au cours des exercices antérieurs. Cette adaptation peut se faire vers le haut ou vers le bas, suivant que les avances convenues s’avèrent insuffisantes ou excessives.En règle générale, les parties prévoient des acomptes mensuels, avec un décompte annuel à la fin de l’exercice. Les parties sont toutefois libres de prévoir une autre périodicité.F - La fixation forfaitaire des chargesAu lieu de prévoir un système de remboursement des frais effectifs, la loi du 21 septembre 2006 permet aussi au bailleur et au locataire d’opter pour un système forfaitaire.Les charges peuvent alors être fixées forfaitairement par les parties, si toutefois ce forfait correspond à la consommation et aux charges normales du locataire. Ce forfait pourra être adapté au cours du bail ; il faudra toutefois à cet effet un accord commun des parties.En cas de frais forfaitaires, un décompte annuel n’est plus nécessaire. Il y a lieu de noter qu’à chaque moment au cours du bail, les parties peuvent d’un commun accord passer d’un régime des acomptes vers un régime forfaitaire ou vice-versa.G - Recours en cas de contestationSi une partie souhaite une augmentation ou une réduction des avances, elle doit d’abord notifier son intention à l’autre partie par écrit. Si aucun accord n’a pu être obtenu endéans un mois, la commission des loyers peut être saisie pour fixer les avances sur charges. Cette saisine se fait par requête au bourgmestre et échevins. Un recours devant le juge de paix du lieu de situation du logement est ouvert à la partie qui n’est pas d’accord avec la détermination des avances par la commission. Une telle requête ne peut toutefois être présentée au cours des six premiers mois du bail.La commission des loyers n’est toutefois pas compétente pour le décompte annuel. En cas de contestation, un recours direct devant le juge de paix est alors possible.H - Conséquences du non-paiement des avances sur chargesLe non-paiement répété des avances sur charges constitue, tout comme le non-paiement du loyer, une inexécution du bail qui peut donner au bailleur la possibilité de faire résilier le contrat. D’habitude le non-paiement des avances va de pair avec un non-paiement du loyer. Il appartient alors au juge d’apprécier selon les circonstances si cette violation de ses obligations par le locataire est suffisamment grave pour justifier une résiliation du bail. Le juge compétent est le juge de paix du lieu de situation du logement faisant l’objet du bail en question.Pour récupérer sa créance d’arriérés de loyers ou d’avances sur charges, le bailleur peut procéder aux voies d’exécution prévues par la loi, et notamment une saisie-arrêt contre le locataire ou une saisie-gagerie sur les meubles.

I - Prescription

Après quel délai le bailleur perd-il le droit de réclamer le remboursement des frais au locataire ?Les avances mensuelles sur charges de même que les décomptes annuels des frais se prescrivent par 5 ans. C’est le délai de prescription prévu par l’article 2277 du code civil pour "tout ce qui est payable par année ou à des termes périodiques plus courts".

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 Lex Thielen est avocat à la Cour et auteur des livres "Les professions de l’immobilier en droit luxembourgeois", Editions Larcier, 2010, "Le contrat de bail", Editions Promoculture/Larcier 2013, "Tout savoir sur l’immobilier", Editions Promoculture/Larcier 2015 et "Immobilienrecht in Luxemburg, einfach erklärt",  Editions Promoculture/Larcier 2016.